Intitulé du poste
Apprenti·e BUT Gestion Administrative et Commerciale des Organisations
Description du poste ou de la mission
Sous la responsabilité de la maître d’apprentissage, l’apprenti·e sera formé·e et participera aux activités courantes de l’équipe, à savoir :
– Accueil et gestion des relations aux publics : entreprises, institutionnels, élus, grand public
– Suivi administratif et financier des réservations de l’espace affaires
– Contribution à la mise à jour des outils de gestion dématérialisée : plateforme de gestion, dispositif marque
– Mise en place des prestations en salle, offres de service et veille à la bonne tenue des locaux
– Organisation logistique d’évènements accueillis dans le centre
– Tâches administratives : traitement des mails et courriers, rédaction de notes, mise à jour des fichiers contacts, suivi des stocks, mise à jour des affichages …
– Gestion de la documentation
– Gestion de l’archivage des dossiers
– Contribuer à l’application des consignes de sécurité
Missions spécifiques :
– Communication / animation des réseaux sociaux : rédaction de contenus, veille des actualités des partenaires, benchmark du secteur d’activité, mise en œuvre d’actions contribuant au développement de la notoriété de la Maison de la Bretagne
– Gestion de la relation usagers sur le champ de la facturation
– Saisie des indicateurs d’activité de l’accueil multi-canal, préparation des bilans statistiques de l’activité de l’espace affaires ; reporting des réservations et des offres de services mises en œuvre
– Soutien au référencement des offres de service des traiteurs
Relations hiérarchiques :
- L’agent dépend directement de (n+1) : son maître d’apprentissage et de la Responsable de la MDB Paris
- L’agent encadre directement (n-1) : sans objet
Relations fonctionnelles :
- Au sein de l’établissement : ensemble des agents de la MDB | Paris
- Au sein de la collectivité : ensemble des directions et des membres du cabinet
- Partenaires extérieurs : entreprises, associations, réseaux institutionnels, élus
Lieu de travail : PARIS, 8, rue de l’arrivée (15e)
Horaires et temps de travail : 35 heures annualisées
- Horaires variables de 8h00 à 18h30, organisés en fonction des ouvertures et fermetures du site
- Horaires possibles en soirée et le samedi
- 2 périodes de fermeture annuelle en août et à Noël
Spécificités du service à prendre en compte dans ce domaine :
- Aptitude à la manutention
- Déplacements éventuels en Bretagne (Rennes notamment)
Qualifications particulières :
- Equipier incendie
- Sauveteur secouriste du travail
- Habilitation électrique
Dotation particulière (équipements de protection, etc.) : tenues du pôle accueil
Compétences attendues :
L'apprenti·e devra :
– Capacité à comprendre les spécificités de la relation clientèle / élus / institutionnels
– Capacités rédactionnelles
– Bonnes connaissances des outils bureautiques, des outils de réservation, d’animation des réseaux sociaux
– Connaissance a minima de l’organisation des collectivités territoriales et des enjeux des entreprises, notamment bretonnes
– Aisance relationnelle, capacité à travailler en équipe
- Discrétion, diplomatie, rigueur, adaptabilité, réactivité
– Présentation soignée
- Pratique de l’anglais oral/écrit souhaitée